We Wrocławiu, stolicy Dolnego Śląska, mieszka ponad 600 000 osób. Po wybuchu pandemii Wojewódzki Szpital Specjalistyczny im. J. Gromkowskiego z dnia na dzień przeorganizował cały dotychczasowy model pracy. Wcześniej z 18 oddziałów tylko 2 były zakaźne. W marcu tego roku to one znalazły się w centrum uwagi. Lekarze, pracownicy administracji oraz działu IT potrzebowali zaledwie 2 tygodni, by zdalnie kontaktować się miedzy sobą, a przede wszystkim – diagnozować i leczyć zakażonych koronawirusem pacjentów.
Wrocławski Szpital Specjalistyczny zatrudnia blisko 1 000 osób. W jaki sposób, z dnia na dzień, doprowadzić do sytuacji, w której będzie można leczyć pacjentów, dbać o bezpieczeństwo personelu i równocześnie szybko podejmować decyzje na podstawie zgromadzonych danych o pacjentach? Dodatkowo przy ograniczeniu możliwości spotkań osobistych?
- Nagle wywrócił się sposób organizacji naszej pracy. Stanęliśmy przed dwoma problemami. Po pierwsze pojawiło się mnóstwo zadań operacyjnych, od reorganizacji przestrzeni i stawiania dodatkowych ścianek w korytarzach, by stworzyć odrębne ciągi komunikacyjne, poprzez nowe zadania i zmiany funkcji różnych obszarów szpitala, aż po zdobywanie środków ochrony, takich jak gogle dla personelu - mówi Marcin Kowalski, kierownik działu IT Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego im. J. Gromkowskiego we Wrocławiu. - Po drugie gwałtownie wzrastał poziom zagrożenia zakażeniem, wynikający z bezpośredniej komunikacji koniecznej do realizacji tych zadań. Mieliśmy ogromną potrzebę kontaktu, rozmowy, ustaleń, a spotkania i rozmowy w większym gronie osób niosły za sobą duże ryzyko. Trzeba pamiętać, że mówimy o drugiej połowie marca, kiedy wiedza o koronawirusie była o wiele mniejsza niż teraz.
Technologia dla ochrony zdrowia i bezpieczeństwa danych
Nowy zdalny model konsultacji między personelem medycznym, bieżące odprawy i uzgodnienia wymagały specjalnych narzędzi. Technologia chmurowa i zawarta w niej usługa Microsoft Teams została wdrożona we wrocławskim szpitalu w zaledwie kilka dni. Na pierwszy ogień przeszkolonych zostało około 80 osób.
- Do tej pory do komunikacji używaliśmy telefonów. Jako Dział IT postawiliśmy sobie jasny cel – uruchomić spójne, bezpieczne i zintegrowanie rozwiązanie do zdalnej komunikacji. Jeśli nie zrobilibyśmy tego szybko, potrzeba zostałaby zapełniona dostępnymi komunikatorami i rozwiązaniami dedykowanymi dla użytkowników domowych – podkreśla Marcin Kowalski - Zapewne z punktu widzenia użytkownika końcowego nie miałoby to znaczenia, ale z punktu widzenia szpitala, byłyby to kanały przepływu informacji kompletnie niezarządzane, bez spójnych systemów nadawania uprawnień i dostępów, niezintegrowane z systemami autentykacji. Z punku widzenia bezpieczeństwa informacji byłoby to najgorsze możliwe rozwiązanie.
Zadaniem Działu IT w WSS im. J.Gromkowskiego było szybkie dostarczenie kompleksowego i bezpiecznego rozwiązania, zabezpieczającego potrzeby użytkowników.
- Uruchomiliśmy Microsoft Teams. Wprowadziliśmy brak możliwości logowania się spoza sieci szpitala. To ogromnie ważna funkcja z punktu widzenia przepływu danych, jakimi dysponujemy – dodaje Marcin Kowalski. - Tutaj włączył się partner, firma Supremo z Poznania. Pracowali z nami wieczorami i w weekendy, by skonfigurować rozwiązanie w taki sposób, aby gwarantowało najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.
Tradycyjne odprawy dla ordynatorów i pielęgniarek przeniosły się do świata wirtualnego. Poszczególne zespoły medyczne mogły konsultować się i rozmawiać online bez konieczności opuszczania własnego gabinetu.
Szkolenia, współpraca i to jeszcze nie wszystko…
W ciągu miesiąca od wdrożenia szpitalny zespół IT zaczął używać usługi do komunikacji z dostawcami i partnerami zewnętrznymi. W tej chwili każdy projekt IT to osobny zespół na Teamsach. W ramach IT nawet 2-3 pracowników tworzy zespół, a komunikacja mailowa z 200-300 maili dziennie spadła do kilkunastu. Szpital rozpoczyna także wspólnie z Politechniką Wrocławską projekt badawczo-rozwojowy, wykorzystując do komunikacji Teams.
- Niedawno kupiliśmy 10 nowoczesnych, mobilnych urządzeń do EKG i do szkoleń z obsługi tych aparatów również założyliśmy kanał na Teamsach – dodaje Marcin Kowalski - Szpital przeprowadził również 5 szkoleń dla lekarzy z Dolnego Śląska, w których 500 osób z całego województwa zostało przeszkolonych w ciągu 2 tygodni, bez konieczności wychodzenia z gabinetów lekarskich.
Virtual Desktop – ubezpieczenie na najgorszy zbieg zdarzeń
W związku z szybkim przyrostem zakażeń koronawirusem, dyrekcja szpitala opracowała dwa scenariusze, na które z punktu widzenia IT musiał być gotowy szpital. Pierwszy obejmuje zagwarantowanie bezpieczeństwa i danie możliwości pracy zdalnej pracownikom, którzy taką pracę mogliby wykonywać z własnych domów i drugi scenariusz – trudniejszy, ale do którego na szczęście nie doszło – to przymusowa kwarantanna lekarzy i pielęgniarek z oddziałów. Z dnia na dzień wrocławski szpital przekształcał się w jednoimienną placówkę z 500 łóżkami potencjalnie przygotowanymi z myślą wyłącznie o pacjentach z wirusem.
- Nie mieliśmy wystarczającej liczby dostępnych komputerów przenośnych, a możliwość konfiguracji i wydawania posiadanych urządzeń, także wymagała czasu. Później pojawił się problem z obsługą VPN, zabezpieczeniami, przekazywaniem sobie sprzętu w przypadku dynamicznie zmieniającej się sytuacji. To wszystko było problematyczne – mówi Marcin Kowalski. - Z drugiej strony nie mogliśmy sobie pozwolić na to, by ludzie pracowali z prywatnych komputerów w domach, podłączeni do naszej sieci korporacyjnej. Brak kontroli i wiedzy o oprogramowaniu będącym na komputerach prywatnych, brak kontroli nad uprawnieniami lokalnymi użytkownika, to wszystko stanowiło zbyt duże zagrożenie w obszarze bezpieczeństwa.
Rozwiązanie Virtual Desktop sprawdziło się w codziennej pracy, ale też wkomponowało się w nakreślony przez szpital hipotetyczny najgorszy scenariusz, kiedy to część pracowników musiałaby pójść na obowiązkową kwarantannę, a najlepsi specjaliści – lekarze zakaźni – byliby z dnia na dzień „uwięzieni” we własnych domach.
- Wchodziliśmy w zupełnie nową technologię jaką były wirtualne pulpity. To kolejne rozwiązanie, którego zupełnie nie znaliśmy jeszcze w lutym. Jak zamierzaliśmy z tego korzystać? Można było w bardzo prosty sposób smsem albo mailem wysłać link do strony internetowej, a użytkownik otwierając go na prywatnym komputerze widział pulpit identyczny jak ten, który w normalnych warunkach otworzyłby na komputerze w pracy. Pracownik nie musiał niczego robić dodatkowo, poza tym, co robił w pracy – po prostu się logował. To rozwiązanie, dzięki opcjom konfiguracyjnym, zabezpieczało nas także przed ryzykiem wprowadzenia do sieci lokalnej zainfekowanych plików. – podkreśla Marcin Kowalski – Konfiguracja całości była łatwa, wystarczyło przygotować jeden „wzorzec”, a dostępne maszyny wirtualne były z niego klonowane. Odpowiedni broker automatycznie kierował logującego się użytkownika na najmniej obciążona maszynę, a „wędrujące pulpity” pozwalały mu na stworzenie komfortowego i przyjaznego wizualnie środowiska, dopasowanego do przyzwyczajeń każdego z użytkowników. Co najważniejsze, w ramach Virtual Desktop udało nam się także zainstalować wszystkie istotne aplikacje. Zarówno te do obsługi administracyjnej, jak również oprogramowania szpitalne i przeglądarkę do zdjęć tomografii i rezonansu magnetycznego. Z sukcesem udało się uruchomić wszystkie kluczowe aplikacje. W walce z pandemią podstawową rolę cały czas pełnił i dalej pełni personel medyczny, który jest na pierwszej linii frontu. Naszym zadaniem jest zabezpieczanie dla nich narzędzi teleinformatycznych, żeby ułatwić im pracę. Szpital to skomplikowany organizm – tutaj każdy musi wykonywać swoją pracę najlepiej jak się da. Tylko wtedy całość może dobrze funkcjonować.
Teamsy do kontaktu z pacjentem
Dla lekarza komputer nie jest głównym narzędziem pracy, dlatego informatyzacja i zapoznawanie się z technologią w obszarze medycyny przebiega w sposób szczególny. We wrocławskim szpitalu już teraz – w oparciu o Microsoft Teams – ruszają konsultacje psychologiczne dla dzieci. Każdy z psychologów, z poziomu kalendarza w usłudze może ustawić czas spotkania z pacjentem. Wizyta, jeśli istniałaby taka konieczność, może być nagrywana, ekran udostępniany, osoby uczestniczące w spotkaniu się widzą, a cała dokumentacja ze spotkania jest później dostępna.
- Jeszcze pół roku temu, przed pandemią, lekarze z dystansem podchodzili do zdalnych porad. Teraz widzimy, że w sporej ilości obszarów to doskonałe rozwiązanie. Bezpieczeństwo w dobie COVIDu i zdecydowanie lepsze wykorzystanie czasu to korzyści, jakie udało się osiągnąć już teraz - mówi Marcin Kowalski.- Oczywiście są dziedziny, w których nie da się zastąpić bezpośredniego kontaktu, dlatego obszary medyczne należy informatyzować rozsądnie i w konsultacji z personelem medycznym. W przyszłości planujemy wykorzystanie Teamsów w wielu innych obszarach, widzimy w tym rozwiązaniu ogromny potencjał, mimo, że dalej czujemy, że jeszcze wiele nauki przed nami.
Skrzynka kontaktowa dla szpitali, które są zainteresowane uzyskaniem informacji o wykorzystaniu cyfrowych technologii do pracy zdalnej:
